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如何搭建一个好的知识库管理系统？

2022-07-21 11:12:00 【InfoQ】

对于想知道怎样搭建一个好的知识库管理系统的人来说，拥有正确的流程非常重要。这个过程不需要很复杂，但如果您想要个满足更多需求的知识管理系统，它确实需要非常的全面。

1.定义你的受众

知识库适用于谁？就像任何内容一样，讲师指南需要高度针对明确的受众。

例如，如果您正在为产品用户创建介绍性手册，请以对他们最有帮助的方式创建和呈现信息。如果您要为销售团队的客户主管创建培训手册，请执行相同的操作 — 以有助于他们高效工作的方式创建和展示信息。

2.概述您的内容

在您开始创建之前，建立一个您将用来充实系统大纲。虽然您的系统可能包含特定于您的流程或产品的任意数量的部分，但请考虑添加以下内容：

介绍：介绍内容并设定期望作为介绍的一部分。为什么要做这个系统？它是给谁的？如果您正在为新员工创建，请考虑添加您的企业愿景和使命宣言，并说明为什么培训是入职流程的重要组成部分。目录：添加目录使您的目标受众更容易在他们需要的确切时间找到他们需要的特定信息。目标：让目标受众应该能够使用特定产品或遵循特定流程。将此信息作为目标部分的一部分。目标在您的目标受众消费您的内容时为他们提供了一些可以努力的方向。说明：描述如何逐步使用您的产品，或逐步引导目标受众完成一个过程。摘要：说明是全面的。在更详尽的说明旁边添加摘要。您的目标受众中的一些成员会发现这些摘要对以后的复习很有帮助。常见问题解答：花时间集思广益，对有人使用您的产品或遵循您的流程时可能出现的所有可能的问题进行头脑风暴。在您的常见问题解答部分中尽可能多地回答这些问题。 联系方式：无论您的培训手册多么全面，无论您的常见问题解答多么详尽，问题仍然会出现。为您的目标受众提供明确的渠道来提出这些问题。

3.根据需要跟踪使用情况和更新

您需要通过知识库的访问进行相关的分析。分析让您知道有多少人正在访问您的手册以及他们如何使用它们。

不要停留在分析上。一旦您有了要分析的数据，就可以使用您的分析来更新您的知识库系统。不断更新和优化它们，将您的知识库视为可以随时更改的动态内容，以获得最大的影响。

4.创建反馈渠道

这是作为最后一步提到的，但这是您在整个手动创建过程中需要做的事情：从关键利益相关者那里获得反馈。

如果您正在为内部团队知识库，请与将使用该系统的经理和一线工作人员交谈。进行定期检查，使这些利益相关者能够审查大纲和初稿。使用他们的反馈进行更新。

面向外部受众的知识库也是如此。在现有用户或客户上测试您的内容，然后使用您的学习来优化您的手册。

无论是为内部受众还是外部受众创建的，都应提供清晰的反馈渠道。同样，反馈渠道也需要您定期更新它们以最大限度地提高性能。

不要忘记设计注意事项

虽然知识库手册本质上是实用，但设计仍然很重要。通常包括以下内容：

品牌：通过包含企业品牌，目标受众与您的企业愿景和使命联系起来。颜色：颜色有一种心理学。通过在培训手册中包含引人入胜的颜色来利用这一点。大多数公司都有一级、二级甚至三级品牌颜色。深入了解您的调色板，以使知识系统在视觉上尽可能令人愉悦和引人入胜。层次结构：通过使用适当的标题和副标题来引导观众的视线。同样，适当的层次结构可以帮助您的目标受众使用培训手册作为参考，随时快速找到他们需要的信息。图形/插图：通过使用图形和插图来强化关键思想和概念。学术环境包括不同类型的学习者。在企业环境中也是如此。有效的图形和插图可以帮助您吸引视觉学习者。

怎样搭建知识管理系统？

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